Selasa, 06 Desember 2011

SWOT dan POAC


MANAJEMEN LEMBAGA PENDIDIKAN ISLAM
S W O T DAN P O A C
Dosen Pembimbing : Drs. H. Sofwan Manaf, M.Si
 


Disusun Oleh :
I n d r i


Maemun
I n d r i
Redo Sugara

Semester V Sore

Program Studi Kependidikan Islam ( Tarbiyah )
Sekolah Tinggi Agama Islam Darunnajah Jakarta
Jalan Ciledug raya No. 1 Ulujami Jaksel 12250
1432 H / 2011 M

                                  

A.    Pendahuluan
Manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu. Dalam suatu manajemen, terutama manajemen lembaga pendidikan Islam juga memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Yang biasa disebut POAC.
Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi. Untuk lebih jelas pembahasan mengenai SWOT dan POAC, selanjutnya dalam makalah ini akan membahas apa itu SWOT dan POAC, serta hubungan antara keduanya.





B.     Pembahasan
1.      Pengertian SWOT dan POAC
·      Pengertian SWOT
Analisis SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan),Weakness (kelemahan), Opportunities(peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:
a.    Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
b.   Weakness (kelemahan)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
c.    Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
d.   Threats (ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan antara faktor internal yang meliputi Strengths dan Weakness dengan faktor luar meliputiOpportunities dan Threats. Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.
Selain pemilihan alternative, analisis SWOT juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi dengan mengetahui kelebihan (Strengths dan Opportunities) dan kelemahan kita (Weakness dan Threats), maka kita melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri.
Mungkin salah satu strateginya dengan meningkatkan  Strengths dan Opportunities atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi Weakness dan Threats.


·      Pengertian POAC
Secara umum dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka.
a.    Planning
Yang dimaksud dengan planning disini adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART
S : Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
                       M : Measurable
 artinya program kerja atau rencana harus dapat  diukur tingkat  keberhasilannya.
           A : Achievable
artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
          R : Realistic
 artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.

        T : Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
b.   Organizing
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
c.    Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.

d.   Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.  
2.      Perencanaan : arti, langkah-langkah dan strategi
·         Arti
Menurut Mondy dan Premeaux (1995:138) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan.[1]
Menurut Yahezkel Dior dalam A.Faludi (1978) mengemukakan “planning is the process of preparing a set of decision for action in the future directed at a chieving goals by prefereable means “ (perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang akan dating dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan sarana yang tersedia.[2]
Dalam arti yang lain, perencanaan adalah proses kegiatan rasional dan sistemik dalam menetapkan keputusan, kegiatan atau langkah-langkah dalam menetapkan keputusan, kegiatan atau langah-langkah yang akan dilaksanakan dikemudian hari dalam rangka usaha mencapai tujun secara efektif dan efisien.[3]
·         Langkah-langkah
Langkah-langkah dalam perencanaan  meliputi hal-hal sebagai berikut :
a.       Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
b.      Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
c.       Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan
d.      Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e.       Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.[4]
·         Strategi
Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung.
Proses perencanaan dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. Gagasan mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. Ada dua tipe dasar perencanaan dasar yaitu (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994)[5] :
1.      Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, dan
2.      Perencanaan operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
3.      Pelaksanaan : Strategi dan Operasional
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan.   Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.[6]
4.      Evaluasi
Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:
1.     Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
2.     Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3.     Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama
4.     Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.
Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut Department of Health & Human Services, evaluasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.
Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan suatu aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.
Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.

5.      Kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC
·      Kelebihan Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan yang  telah direncanakan.
·      Kekurangan Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang sejalan.








C.    Penutup
Demikianlah pembahasan mengenai SWOT dan POAC yang dapat diberi kesimpulan bahwa:
•     SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.
•     Sedangkan POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).








Referensi

Mulyono, M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan (Yogyakarta : Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
Drs. Ngalim Purwanto. Admnistrasi dan Supervisi Pendidikan (Bandung : Remaja Rosdakarya. 2009) hal. 15
Drs. Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam (Jakarta : Ciputat Press. 2005) hal. 61
Prof. H. D Sudjana, S., Manajeman Program Pendidikan untuk Pendidikan Non Formal dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Bandung : Falah Production, 2004) hal.58




[1] Drs. Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam (Jakarta : Ciputat Press. 2005) hal. 61
[2] Prof. H. D Sudjana, S., Manajeman Program Pendidikan untuk Pendidikan Non Formal dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Bandung : Falah Production, 2004) hal.58
[3] Mulyono, M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan (Yogyakarta : Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
[4] Drs. Ngalim Purwanto. Admnistrasi dan Supervisi Pendidikan (Bandung : Remaja Rosdakarya. 2009) hal. 15

Tidak ada komentar:

Posting Komentar