MANAJEMEN LEMBAGA PENDIDIKAN ISLAM
S W O T DAN P O A C
Dosen Pembimbing : Drs. H. Sofwan Manaf, M.Si
Disusun Oleh :
I n d r i
Maemun
I n d r i
Redo Sugara
Semester V
Sore
Program Studi Kependidikan Islam ( Tarbiyah )
Sekolah Tinggi Agama Islam Darunnajah Jakarta
Jalan Ciledug raya No. 1 Ulujami Jaksel 12250
1432 H / 2011 M
A.
Pendahuluan
Manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor
dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau
menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu. Dalam suatu manajemen, terutama manajemen lembaga pendidikan
Islam juga memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengawasan untuk mengelola dan memajukan suatu organisasi sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai. Yang biasa disebut POAC.
Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT,
yaitu kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga
kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada
dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi
ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi. Untuk lebih jelas pembahasan mengenai SWOT dan POAC,
selanjutnya dalam makalah ini akan membahas apa itu SWOT dan POAC, serta
hubungan antara keduanya.
B.
Pembahasan
1.
Pengertian SWOT dan POAC
·
Pengertian SWOT
Analisis SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan),Weakness (kelemahan), Opportunities(peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam
suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:
a. Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat
dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
b. Weakness (kelemahan)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang
terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
c. Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di
masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep
bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi
lingkungan sekitar.
d. Threats (ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka dibuatlah tabel matriks
dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. Kemudian dilakukan pembandingan
antara faktor internal yang meliputi Strengths dan Weakness dengan
faktor luar meliputiOpportunities dan Threats.
Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan.
Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan
resiko dan ancaman yang paling kecil.
Selain pemilihan alternative, analisis SWOT juga
bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi dengan mengetahui
kelebihan (Strengths dan Opportunities) dan kelemahan kita (Weakness
dan Threats), maka kita melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri.
Mungkin salah satu strateginya dengan
meningkatkan Strengths dan Opportunities
atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi Weakness dan Threats.
·
Pengertian POAC
Secara umum dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning,
Organizing, Actuating, Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan
oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka.
a. Planning
Yang dimaksud dengan planning disini
adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa
faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART
S : Specific
artinya perencanaan harus jelas maksud
maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
M : Measurable
artinya program kerja atau
rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
A : Achievable
artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
R : Realistic
artinya sesuai dengan kemampuan
dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi
tetap ada tantangan.
T : Time
artinya ada batas waktu yang jelas.
Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan
dievaluasi.
b. Organizing
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan
biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah
menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi
tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka
pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing.
Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan
keahliannya masing-masing.
c. Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja
cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal
khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai
dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.
d. Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program
kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan,
inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda,
tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera
dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan
situasi, kondisi dan perkembangan zaman.
2.
Perencanaan
: arti, langkah-langkah dan strategi
·
Arti
Menurut Mondy dan
Premeaux (1995:138) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses menentukan
apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mewujudkannya dalam kenyataan.[1]
Menurut Yahezkel Dior
dalam A.Faludi (1978) mengemukakan “planning is the process of preparing a
set of decision for action in the future directed at a chieving goals by
prefereable means “ (perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat
keputusan tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang akan dating dengan
diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan sarana yang
tersedia.[2]
Dalam arti yang lain,
perencanaan adalah proses kegiatan rasional dan sistemik dalam menetapkan
keputusan, kegiatan atau langkah-langkah dalam menetapkan keputusan, kegiatan
atau langah-langkah yang akan dilaksanakan dikemudian hari dalam rangka usaha
mencapai tujun secara efektif dan efisien.[3]
·
Langkah-langkah
Langkah-langkah dalam
perencanaan meliputi hal-hal sebagai
berikut :
a.
Menentukan dan
merumuskan tujuan yang hendak dicapai
b.
Meneliti
masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
c.
Mengumpulkan data dan
informasi-informasi yang diperlukan
d.
Menentukan
tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e.
Merumuskan bagaimana
masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan
diselesaikan.[4]
·
Strategi
Perencanaan merupakan
salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama
lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah
suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya
aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya
kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan
dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses
perencanaan itu berlangsung.
Proses perencanaan
dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan
dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan
dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai. Gagasan mengenai
perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang didasarkan pada
masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber yang terbatas dari
suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam konteks ini
termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. Ada dua tipe dasar
perencanaan dasar yaitu (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994)[5]
:
1.
Perencanan strategis,
perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai
tujuan organisasi yang lebih luas, dan
2.
Perencanaan
operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis
akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
3. Pelaksanaan
: Strategi dan Operasional
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar
semua anggota kelompok berusaha untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan
manejerial dan usaha-usaha organisasi.
Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan
sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan
dikehendaki secara efektif. Dalam
hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling
utama. Dalam fungsi
perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating
justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.[6]
4. Evaluasi
Evaluasi
sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan,
pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian.
Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan.
Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian
peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara
nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan
sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan
organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara
reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai
bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri.
Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya
dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak
mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi
yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus
menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi
secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu
dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:
1. Karena
evaluasi merupakan fungsi manajemen
2. Karena
evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena
evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang
sama
4. Karena
evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam
organisasi dan mencoba mencari solusinya.
Evaluasi
adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan
dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan
umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut
Department of Health & Human Services, evaluasi adalah proses untuk
mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus
dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.
Pengertian
lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi
merupakan suatu aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain,
implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan
kata lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan
kemampuan berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan
kinerjanya.
Evaluasi
adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi
dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan.
Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang
ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi
saja.
5. Kelebihan
dan kekurangan SWOT dan POAC
·
Kelebihan Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa
menjalankan organisasinya dengan langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga
suatu organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.
·
Kekurangan Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara
pemikiran ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu
yang sejalan.
C.
Penutup
Demikianlah
pembahasan mengenai SWOT dan POAC yang dapat diberi kesimpulan bahwa:
• SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities
(peluang), dan Threats
(ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi
kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu
spekulasi bisnis.
• Sedangkan
POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian),
Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (pengawasan).
Referensi
Mulyono, M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan
(Yogyakarta : Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
Drs. Ngalim Purwanto. Admnistrasi dan Supervisi Pendidikan
(Bandung : Remaja Rosdakarya. 2009) hal. 15
Drs. Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan Islam (Jakarta
: Ciputat Press. 2005) hal. 61
Prof. H. D Sudjana, S., Manajeman Program Pendidikan untuk Pendidikan
Non Formal dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Bandung : Falah
Production, 2004) hal.58
[1] Drs. Syamsuddin, M.Pd, Manajemen Lembaga Pendidikan
Islam (Jakarta : Ciputat Press. 2005) hal. 61
[2] Prof. H. D Sudjana, S., Manajeman Program
Pendidikan untuk Pendidikan Non Formal dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
(Bandung : Falah Production, 2004) hal.58
[3] Mulyono, M.A. Manajemen Administrasi dan Organisasi
Pendidikan (Yogyakarta : Ar-Ruzz Media, 2008) hal. 25
[4] Drs. Ngalim Purwanto. Admnistrasi dan Supervisi
Pendidikan (Bandung : Remaja Rosdakarya. 2009) hal. 15